Na een zorgvuldig selectietraject van ruim een jaar ging tijdens de ALV van januari 2024 de kogel door de kerk: meer dan 80% van de huisartsenpraktijken binnen RegiozorgNU stapt over op het huisartsinformatiesysteem (HIS) van HealthConnected. Een gebruiksvriendelijk systeem dat klaar is voor toekomstige innovaties.
Maar hoe verloopt zo’n overstap in de praktijk? Waar loop je tegenaan? En wat levert het op? We vroegen het aan drie mensen die hier nauw bij betrokken zijn: projectmanager Carla Broekman, huisarts Erik Wins – wiens Woerdense praktijk al vroeg in het proces overstapte – en huisarts Arnoud Klein Ikkink, die recent met zijn praktijk de sprong waagde. Samen blikken ze terug én vooruit op de regionale implementatie van HealthConnected.

Waarom hebben de praktijken in de regio gekozen
voor HealthConnected?

Carla: De regio was op zoek naar een modern, webbased huisartsinformatiesysteem (HIS) dat klaar is voor de toekomst. Na een zorgvuldige selectie waarbij alle praktijken waren betrokken bleek HealthConnected het beste aan de wensen te voldoen. Het is een toekomstgerichte en meedenkende partner, het systeem is heel gebruiksvriendelijk, en je kunt makkelijk digitale innovaties koppelen, zoals een digitale voordeur, AI en telemonitoring. HealthConnected was ook bereid om samen met de regio een jaarplanning te maken voor de regio. Die toewijding maakte echt het verschil.
Arnoud: Voorheen was een HIS vooral bedoeld voor verslaglegging en administratie van je eigen praktijk. Nu moet het systeem ook praten met andere systemen. Dan moet het dus wel flexibel en slim ingericht zijn.

Na de instemming van de ALV startte het implementatietraject. Wat moest er allemaal gebeuren?

Carla: In maart hebben we de samenwerking officieel vastgelegd. Daarna zijn we aan de slag gegaan met het uitwerken van het implementatieplan, planningen, protocollen, afstemmen met leveranciers etcetera. We moesten de huidige situatie en de wensen van alle deelnemende praktijken in kaart brengen. En we hebben een communicatie-toolkit samengesteld voor de praktijken om hun patiënten te kunnen informeren over deze overstap.
Erik: Het implementatieplan was echt uitgebreid. Checklists, uitleg, van alles. In het begin denk je: waar begin ik aan? Het kost gewoon tijd, maar je weet waar je het voor doet.
Arnoud: De overstap kost veel voorbereiding. Ik heb dat samen met onze officemanager gedaan. Zij deed dat voor meerdere praktijken in ons centrum. Gelukkig kregen we ook veel hulp van Carla. Zij deed bijvoorbeeld ook de afstemming met andere partijen die aan het systeem gekoppeld moesten worden. Want het HIS moet ook communiceren met andere organisaties die ook wensen en eisen hebben. Dat vraagt veel afstemming.
Carla: Ja, leveranciers zijn ook gewend aan bepaalde processen. Daar moeten we praktijken niet mee lastigvallen. Het moet gewoon slim aan elkaar worden geknoopt. Maar in die efficiencyverbetering gaat veel tijd zitten.

Hoe verliep de overstap voor de eerste praktijken?

Erik: In november 2024 zijn we overgestapt. We hadden vooraf wel al even meegekeken met de ‘nulpraktijk’, dus we gingen er niet volledig blanco in. Maar het was wel spannend. Er was wel wat kritiek vanuit het team, vooral in het begin. Maar vergeleken met ons oude systeem (OmniHIS) is dit een enorme vooruitgang. Al liep niet alles meteen soepel.
Carla: De ervaringen van de eerste gebruikers hebben echt geholpen met het doorontwikkelen van het systeem. Door hun ervaringen weten we nu veel beter wat er nodig is bij een overstap.
Erik: In het begin liepen we tegen dingen aan. Bijvoorbeeld: we moesten duizenden brieven van specialisten overzetten. Dat lukte, maar er stond niet meer bij van wie de brief was. Dat is onhandig. Maar nieuwe informatie wordt nu juist veel beter gekoppeld: brieven worden gelinkt aan specialismen, foto’s die patiënten sturen krijg je in een druk op de knop in beeld… dat werkt nu superhandig. Klikken en slepen, klaar.
Arnoud: Wij zijn in het weekend van de overstap op donderdagmiddag gestopt met gewone zorg en alleen bereikbaar gebleven voor spoed. HealthConnected heeft in het weekend alles overgezet. Op maandag konden we inloggen in het nieuwe systeem. Ze bleven toen nog drie dagen bij ons op de praktijk om ons te helpen. Echt fijn.
Erik: Je kon nog even in het oude systeem meekijken. Dat was prettig. Hoe lang dat kan, hangt natuurlijk af van je contract met je oude leverancier.

Wat zijn jullie eerste ervaringen met het systeem?

Arnoud: Natuurlijk moet je even wennen. Sommige dingen zijn anders en er kwamen heus wel wat gedoetjes uit de conversie. Maar het meeste leer je al doende. En er blijven uiteindelijk natuurlijk ook wel verbeterwensen.
Erik: De communicatie met andere zorgverleners is makkelijker geworden. En de financiële afwikkeling is nu veel makkelijker. Declaraties gaan sneller, minder gedoe. Dat scheelt tijd en fouten.
Arnoud: In het begin misten er echt nog functies. Bijvoorbeeld: je kon geen taken aanmaken. Dat is inmiddels opgelost. Hoe later je instapt, hoe beter het systeem al is.

Hoe werkt de samenwerking met HealthConnected? Wat doen zij met de dingen waar jullie tegenaan lopen of wensen die jullie hebben?

Erik: Ze zijn heel goed bereikbaar. Je kunt makkelijk feedback geven of een vraag stellen via de telefoon, een app of supportmail. Ze reageren snel. Je voelt je serieus genomen.
Carla: Er is per HIS een appgroep waarin we snel onderling informatie kunnen delen ter voorbereiding van de overstap naar HealthConnected. En er is een appgroep met alle gebruikers, waarin iedereen tips deelt en vragen stelt. En nu er meer praktijken zijn aangesloten hebben we ook periodiek een vragenuurtje, Stay Connected, via Teams waar gebruikers direct vragen kunnen stellen aan HealthConnected en bepaalde functionaliteiten worden geagendeerd en uitgelegd. Daarnaast vertelt HealthConnected welke functionaliteiten nieuw zijn of binnenkort gaan komen. Je kan zelf actief een vraag stellen of gewoon meeluisteren en inspiratie opdoen voor je eigen praktijk.
Arnoud: Er is ook een gebruikersraad. Daarin zitten huisartsen, CMIO’s, het team Zorg Informatisering & Digitalisering (ZID) van RegiozorgNU en mensen van HealthConnected. In die raad bespreken we maandelijks de binnengekomen tickets, wensen en ideeën. HealthConnected denkt goed mee en gaat voortvarend aan de slag met onze feedback.
Carla: Echte foutjes worden snel opgelost. Wensen worden gewogen.

Wat zouden jullie andere praktijken aanraden?

Erik: Kijk mee bij een praktijk die al is overgestapt. Dat helpt echt om vertrouwen te krijgen.
Arnoud: En denk vooraf goed na over je werkprocessen. Hoe handel je nu je post af? Hoe werk je met medicatie en taken? Kijk hoe dat in HealthConnected gaat. Dan kan je zo goed mogelijk inschatten waar je tegenaan zou kunnen lopen en je daar samen met je praktijk op voorbereiden. Iedere praktijk is anders. Dit moet je echt met je eigen team uitzoeken.
Erik: En bedenk vooraf welke koppelingen je wilt met  andere systemen. Bijvoorbeeld met de apotheek. Als je dat vooraf goed in beeld hebt kan dat veel tijd schelen.
Arnoud: Precies. Sommige dingen kun je vooraf al slim regelen. Zoals hoe je post binnenkrijgt of hoe een recept wordt verwerkt. Denk vooruit en stem af met je leveranciers.
Carla: Grote praktijken krijgen nu een extra voorbereidende training. Die gaat alleen over processen. Want daar moet je over nadenken voordat je live gaat. Niet pas als je al met het systeem werkt.
Arnoud: We leren veel van elkaar als regio. De eerste praktijken zijn een beetje de proefkonijnen, maar dat helpt de rest wel enorm. Het is echt waardevol om dit samen te doen.

Wat zijn jullie plannen voor de toekomst?

Carla: Nu, maart 2025, zijn 21 van de 54 praktijken over. Er komen er dus nog 33 aan. We stellen elk jaar samen met HealthConnected een roadmap op: wat willen we verbeteren? Welke functies willen we erbij? Denk aan AI, slimmer werken. We moeten vooruit denken: hoe kan HealthConnected ons in de toekomst helpen als we te maken krijgen met nog meer personeelstekorten?
Erik: Er komt ook een patiëntenportaal. Als een patiënt dan belt, zie je direct hun dossier. Twee
schermen: patiënt en gegevens. Dat zou echt ideaal zijn.

Hoe kijken jullie terug op het afgelopen jaar?

Carla: Er waren toch meer kinderziektes dan verwacht. HealthConnected is een jong systeem, anders dan de migraties die ik eerder al eens heb gedaan. Maar geen spijt. We hebben veel geleerd. HealthConnected pakt dingen goed op. En ik ken het veld goed, dat helpt ook.
Arnoud: Het is natuurlijk soms nog even zoeken. In basis is het een goed gebruiksvriendelijk systeem en moet je gewoon leren waar de knopjes zitten. Dat vraagt wat gewenning en oefening. En als iets beter kan, dan bespreken we dat met en in de regio met HealthConnected. Zo werken we met elkaar aan een toekomstbestendig systeem.